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Atualizado em 13 de Julho de 2021 por Camila Bonatti.

A ficha de captação de imóveis é um dos documentos mais importantes na hora de captar imóveis para a imobiliária ou mesmo para o escritório do corretor autônomo.

Afinal, é a partir da ficha de captação imobiliária que o profissional poderá, rapidamente, obter o máximo de informações possíveis sobre aquele imóvel e, a partir disso, começar os processos internos.

Um bom corretor de imóveis sempre busca por maneiras de tornar seu serviço mais simples e rápido.

Por isso existem formulários prontos para rápido preenchimento e, um destes, é justamente a tal ficha de captação de imóveis. Se você nunca ouviu falar nesta ficha, então continue lendo este artigo onde nós falaremos mais sobre o tema.

Vamos lá?

O que é uma ficha de captação de imóveis?

Primeiramente vamos explicar o básico: uma ficha de captação de imóveis é um formulário de preenchimento rápido. Nesta ficha o corretor adiciona os dados do proprietário e do imóvel que o mesmo está captando.

A principal função desta ficha é captar todas as informações relevantes que auxiliarão no cadastramento do imóvel no sistema imobiliário.

ficha de captação de imóveis checklist

Existem diversos modelos diferentes de fichas, em geral, cada imobiliária utiliza um modelo distinto. E é comum que eles adaptem a ficha para que a mesma supra todas as necessidades internas.

Ou seja, as fichas cadastrais de imóveis podem e devem seguir um padrão que fique bastante assertivo para a produtividade da imobiliária ou do corretor.

Não precisa preencher um montão de coisas que não irão para o sistema imobiliário, ok?

Se você tem um sistema imobiliário como o da Ville Imob, por exemplo, com ajuda da ficha cadastral, será muito rápido para importar os dados do imóvel captado.

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Quem deve preencher a ficha de captação de imóveis?

Uma das dúvidas mais comuns de quem está começando agora no ramo imobiliário, é: quem deve preencher a ficha de captação de imóveis? E a resposta para esta pergunte, é: o corretor que é responsável pela captação.

Embora o proprietário possa fazer este preenchimento por ter os dados na “ponta da língua”, é muito importante que o corretor assuma esta função, de modo a passar credibilidade no processo e garantir que as informações ali descritas estejam legíveis e corretas.

O preenchimento pode ser feito de várias formas. Tanto de caneta, no ato da captação do imóvel, quanto via digitação, para o caso de levar o computador ou celular junto no momento da captação.

Para aqueles corretores mais otimizados, a ficha cadastral pode ser feita diretamente no sistema. Só que, neste caso, o sistema precisa ser acessado do local do atendimento.

Com tecnologia e armazenamento de dados na nuvem, o sistema de gestão da Ville Imob permite que o corretor acesse ele de onde quiser. E isto, claro, é ótimo para otimizar a gestão e dar dinamismo na hora de cadastrar um novo imóvel.

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Ficha de captação de imóveis download – Vale a pena baixar?

Uma das maneiras mais fáceis de ter uma ficha cadastral imobiliária, é fazendo o download dela, em arquivo .doc ou PDF. Neste caso, você terá a ficha pronta para fazer o preenchimento do imóvel captado.

No entanto, isto precisa de uma atenção especial.

Nem sempre fazer o download de uma ficha de imóveis pronta é a melhor alternativa, pois ela pode não ter todas as informações que você precisa e, portanto, você terá um trabalho extra.

Recomendamos que você faça a sua própria ficha de captação de imóveis, de modo que ela forneça todos os campos necessários para a sua atuação.

Uma dica que é válida, é: baixe uma ficha de imóveis pronta e veja como ela é feita. A partir daqueles campos, você poderá adaptar a criar uma nova ficha de captação de imóveis, de acordo com a necessidade da sua imobiliária.

Se você quer algumas dicas de como organizar tudo isso, veja este artigo aqui: Como Administrar uma Imobiliária? Sistemas, Organizações e Documentos.

Ficha de cadastro imóveis e ficha de captação de imóveis – É a mesma coisa?

Algumas imobiliárias tratam estas duas fichas de maneiras iguais. Afinal, na prática, elas realmente são bem parecidas e vão ajudar o corretor a importar dados do imóvel para dentro do sistema imobiliário.

Ou seja, na prática, elas vão suprir a mesma necessidade básica, que é: praticidade para anotar informações e praticidade para pegar estas informações e colocar dentro do sistema.

Inclusive, você pode até mesmo optar por uma ficha cadastral digital, de modo que este processo seja ainda mais rápido e flexível. Com um documento pronto, você pode editar no celular e enviar para o responsável na imobiliária pegar os dados e colocar dentro do software.

Ou, ainda, poderá levar o sistema junto com você em suas saídas para captações, e jogar a informações diretamente lá dentro – sem passar por uma ficha física.

O grande segredo das fichas cadastrais está justamente na questão da adaptação para cada imobiliária.

Ou seja, não importa se você chama a ficha de ficha de cadastro ou ficha de captação – o importante é que as informações estejam legíveis para o processo interno que você criou.

A importância de preencher uma ficha de captação de imóveis

Para você entender o quanto a ficha de captação de imóveis é importante para a imobiliária, separamos uma lista com 4 benefícios fantásticos que o preenchimento manual, com papel e caneta, ou preenchimento digital, oferecem para a sua imobiliária.

Considere este um passo “zero” na captação de imóveis, de modo que você possa facilitar e acelerar os outros processos após a captação. Quanto mais detalhada for a ficha, mais informações você vai ter para potenciais tomadas de decisão futuras.

Veja a lista de vantagens de ter uma ficha de captação de imóveis.

1. Não esqueça um detalhe sequer

Se você trabalha com uma ficha de captação de imóveis é comum que a mesma tenha todos os detalhes que você deve observar.

Por exemplo, todo corretor que não utiliza uma ficha de captação já passou por uma situação em que ele esqueceu de perguntar ao cliente dados como ano de construção do imóvel.

Uma informação importante para o comprador avaliar a questão estrutural do imóvel.

Alguns esquecem de perguntar o valor do condomínio, e já houveram casos de pessoas que esqueceram de verificar até mesmo a área do imóvel. E não se pode, necessariamente, achar que estas falhas são absurdas.

Dentre as diversas atividades que um corretor precisa executar, é natural que tarefas sejam executadas com falhas caso não haja padronização.

No entanto, nunca é uma situação legal ter que ligar para o cliente, muitas vezes quando o mesmo está em trabalho, para perguntar algo que você claramente teve a oportunidade de observar ou perguntar antes.

A impressão que o corretor passa não é muito profissional e alguns proprietários certamente notam isso.

ficha de captação de imóveis esquecimento

Uma ficha de imóveis lista todas as informações que um corretor precisa recolher no momento da captação do imóvel. Desde o número de quartos e suítes até a quantidade de vagas na garagem.

Tudo fica em um formulário e o corretor terá que se esforçar muito para esquecer de algo.

2. Eficiência no cadastramento de imóveis

Outra etapa que pode ser agilizada com o preenchimento de fichas de captação de imóveis é o processo de cadastro do imóvel no seu sistema imobiliário.

Imagine a seguinte situação: um corretor vai até um imóvel com duas folhas A4 em branco e escreve todas as informações específicas, sem seguir uma ordem previamente estabelecida.

Na prática isto significa que ele pode colocar a área do lote no início de uma página e colocar a área construída no meio do outro lado da página. Número de quartos pode estar em um ponto totalmente diferente de onde ele escreveu o número de suítes.

Quem for realizar o cadastramento deste imóvel terá uma dificuldade imensa em encontrar todas as informações captadas. Isso porque será necessário buscar uma por uma em um emaranhado de informações.

Agora, imagine como é muito mais prático simplesmente listar estas informações em uma tabela. A busca será minimizada pois, quem cadastra o imóvel com o tempo se familiarizará com a posição de cada informação.

Assim, ele saberá que o número de quartos e suítes está na primeira coluna da primeira página. Enquanto o número de vagas na garagem fica mais ao fim da segunda coluna, por exemplo.

Por isso que é tão importante usar um CRM Imobiliário para fazer a gestão dos seus imóveis.

Saiba mais no vídeo abaixo de Ramon Carvalho e Lucas Scarpi.

Preferencialmente, você pode até mesmo colocar tudo na ordem específica do software.

Assim, quem faz o cadastro só precisará seguir a ficha de captação de imóveis. Em outras palavras: não será sequer necessário buscar as informações, pois elas estarão todas ali, uma em baixo da outra.

Quanto mais otimizada para o seu sistema imobiliário, mais útil e indispensável vai ser a ficha de captação de imóveis.

Afinal, quanto mais processos burocráticos e complexos você coloca, mais difícil vai ser para que a ficha seja bem aceita dentro da imobiliária, do ponto de vista processual.

3. Rapidez na vistoria

Um corretor que não tem o costume de utilizar fichas de captação de imóveis certamente fica com aquela pulga atrás da orelha: “será que perguntei tudo mesmo?”.

E isso faz sentido, afinal de contas, se não existe algo para guiar este processo é possível que o corretor fique meio perdido. Mesmo que ele tenha bastante experiência.

Uma ficha de captação de imóveis acaba sendo ótima pois ela permite que o corretor faça a vistoria e a captação mais rapidamente.

Veja bem, tudo que ele precisa fazer é preencher a lista e, uma vez que a mesma está devidamente completa, a visita está concluída.

E o fato é que: a economia de tempo não é importante só para o corretor.

O cliente também pode ter uma vida bem corrida e, se o corretor fica horas no seu imóvel relendo a folha de informações para garantir que não esqueceu nada, o cliente ficará bem insatisfeito.

E aqui entra o que mencionamos anteriormente: quanto mais você adaptar a ficha para a realidade da sua imobiliária, melhor.

Portanto, crie métodos e processos eficientes e que compreendam todos estes quesitos.

ficha de captação de imóveis anotação

4. Segurança Jurídica

É interessante que a ficha de captação de imóveis tenha espaço para: informações do bem captado, dados do proprietário e um espaço para assinatura do mesmo.

Essa assinatura torna esta ficha um documento que pode vir a ser importante para garantir ao corretor direitos de recebimento dos seus honorários.

Claro, este acaba sendo mais um dos documentos que dão segurança jurídica ao corretor.

Lembre-se que existem outros documentos importantes no processo de venda do imóvel, podemos citar o termo de autorização de venda e o termo de visita, por exemplo.

A ficha de captação e cadastro de imóveis é importante e deve ser otimizada e atualizada para as realidades da sua imobiliária.

Se você ainda não utiliza uma ficha de captação de imóveis, então este artigo certamente mostrou a importância de tal documento.

Mas se você quer utilizar uma ficha deste tipo mas não tem um modelo, não se preocupe.

O Ville Imob é uma plataforma imobiliária completa e nele você encontra uma ficha de captação de imóveis já pronta para que você imprima e tenha sempre uma na sua pasta.

Além disso, nossa plataforma conta com diversos outros recursos interessantes como vários níveis de acesso, ideal para imobiliárias com vários funcionários e que quer tornar o acesso ao software mais segmentado e seguro.

Conte com a Ville Imob para que sua imobiliária capte mais imóveis, conquiste mais clientes e cresça de maneira saudável e sustentável.

Ajudamos tanto corretores quanto imobiliárias. Portanto, faça já um teste grátis do Ville Imob e veja tudo isso na prática.

Boa sorte e bons negócios.