Reuniões fazem parte da rotina do mundo corporativo, independente da área de atuação da empresa. Elas servem para definir estratégias e resultados e delegar funções para a equipe. Dentro de uma imobiliária, a história se repete. Afinal de contas, é importante que corretores e administradores estejam sempre em contato para encontrar e compartilhar novas oportunidades de negócios.

Contudo, vale lembrar que reunião nem sempre é sinônimo de produtividade. Pelo contrário. Segundo estudo da Universidade da Califórnia e da Universidade de Minnesota, os executivos gastam, em média, entre 40% e 50% da jornada de trabalho em reuniões. A situação ainda piora quando a pesquisa afirma que até 50% do tempo de reunião é improdutiva.

Para você fazer reuniões produtivas na imobiliária, confira, três dicas que separamos abaixo. Se você segui-las, as reuniões vão começar a fazer muito mais sentido:

1) Não faça reuniões o tempo todo

Muitos gestores pecam achando que uma simples reunião é capaz de solucionar todos e quaisquer problemas da empresa. Não. Como já falamos logo no início desse post, ela serve para os momentos mais decisivos e que precisam ter um objetivo para se alcançar.

Vamos dar um exemplo para ficar mais claro. Se você convocar os corretores para uma reunião só para avisar que saiu o balanço de vendas de imóveis do último semestre sem ter um objetivo dentro disso, a sua equipe só vai estar perdendo tempo de trabalho. Com as diversas ferramentas de comunicação online que temos à disposição, um simples e-mail já bastaria – e seria até mais eficiente – para passar o balanço completo. Com aplicativos de mensagens instantâneas, como Gtalk e Skype, você pode perguntar, por exemplo, se as pessoas já checaram os e-mails.

Caso preferir, também poderá usar um software para imobiliária como o ville Imob por exemplo, para deixar mensagens e comunicados para os corretores no dashboard de seu painel admin.

2) Reunião tem hora para começar e acabar

Pode acreditar, 30 minutos já são mais do que suficientes para realizar uma reunião produtiva. Seja claro e objetivo, não fique dando exemplos extensos e contando histórias da sua vida profissional. Quando for planejar a pauta da reunião, procure determinar um horário para ela começar e acabar. E sempre levando em consideração o tempo que as outras pessoas vão falar também. Isso é fundamental para você não perder tempo com questões irrelevantes.

Em resumo, vá para a sala de reuniões com todas as informações que precisam ser passadas e com os resultados que você espera atingir. Deixe as histórias engraçadas e os momentos de superação para serem contadas no happy hour!

3) Convoque as pessoas certas para cada reunião

Quanto menos gente, a reunião fica mais produtiva. Alguns especialistas sugerem que reuniões com até seis pessoas têm mais eficiência. E, principalmente, se a pauta estiver de acordo com a área de atuação dos profissionais. Por exemplo, se você for falar de um lançamento de um empreendimento do bairro A, não chame os corretores que trabalham em outro bairro ou que não trabalham com venda de imóveis na planta.

Se você tiver um recado para os outros corretores, convoque uma nova reunião só com eles, não interrompa o trabalho de quem não precisa ouvir certos recados. Reuniões por setores são mais produtivas, a galera do marketing por exemplo, na maioria das vezes não precisa saber de questões sobre finanças e vice-versa.

4) Relatórios e Gráficos Estatísticos

A apresentação de dados condensados e já colocados de uma forma que a visualização seja clara e a leitura rápida, também é muito aconselhado serem adotados. Favorecendo dessa forma o início de debates e discussões para que sejam estabelecidos metas e ou planejamentos para resolução de problemas e objetivos. Poderá utilizar programas como Excel para gerar esses gráficos.

Caso necessite de gráficos e estatísticas direcionados a desempenho de corretores, acessos as páginas de seu site, listagem de imóveis, imóveis mais acessados, dentre outros, poderá utilizar os recursos do Software ville Imob – Gestão e Marketing Imobiliário.

São essas as regrinhas para se obter sucesso e produtividade em suas reuniões. E então, o que você acha, existe algum ponto que esquecemos de abordar ? Participe, deixe seu comentário em nosso blog ou Redes Sociais. Forte abraço e bom negócios.

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